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2015
03-17

项目经理应问的20个问题

项目经理应该具备的众多技能中,有一个是:要能提出探索性问题,并且坚持探索,直到可以得到一个清晰的答案。如果这些提问完全连贯,如果给出来答案清晰而具体,项目中的很多陷阱都是可以避免的。
很多方面的事情应当被清晰定义而实际没有的情况,在项目中发生得太多、太常见了。比如:关于谁负责做什么只是个假设;甚至更糟糕的情况是:项目的真正的商业目标是什么,以及项目能为组织带来什么好处都是个假设。
怀抱巨大的热情开始一个令人兴奋的新项目对于所有人来说都是很容易的。热情高涨、兴奋不已的不单止项目经理,大家会急匆匆地做项目的早期启动准备阶段,而兴冲冲跳到最令人兴奋那部分去。但是在充满不确定性的经济时代,所有项目都应该交付可以精确测量的实际商业收益。这些利益可能是时间或者费用的节省,但是同样地,也可能是为了维持一定的声望(或者挽救一个正在跌落的声望),所以它们不会总是很容易测量或者总是可以预先精确预计。然而,期望的收益需要进行文档化记录,以使所有参与项目的人员都清楚知道为什么需要进行这个项目。
没有一个列表可以彻底列出所有问题,但是以下的20个问题是一个项目经理应该经常问的,不管他是在什么类型的组织从事什么种类的项目:
1.项目的目标是要达成什么商业目标?
2.如果达成这些目标商业目标将会产生什么商业收益?
3.如果项目没有继续或者不能达成这些目标会产生什么商业后果(财务,声誉影响等)?
4.是否有这个项目的简单替代方案?有时候,存在其他的解决方案,而不需要投入开展一整个项目的成本。
5.开展项目是否带来任何不利之处?人员的冗余可能是一个明显的不利,但也有可能有一些不那么明显的不利。
6.在主要干系人中,谁对驱动项目向前负有绝对的责任?一个高级职位人员拥有一个项目是非常重要的,而且这个人绝对不能作为项目经理。
7.谁负责保证分配给项目合适的资源(时间、人员、费用)?这个人应该是有权利分配需要的而无论是什么样的资源的人。
8.在投入启动资源后,谁负责决定项目是否继续?这应该是一组人,有时是一群目标有所冲突的人。
9.新项目是否依赖于当前另外一个项目的成功?如果是,那么在进行新项目之前需要获得一份当前项目已经进行的状态的详尽报告。
10.标致目标达成和收益产生的成功标准是什么?
11.实现项目交付需要新设备或者新产品吗?例如需要新的软件。
12.需要进行人员变更(人员冗余或者新雇)吗?
13.现有的人员需要重新进行培训吗?比如说学习新的商业流程。
14.什么人、团队或者部门将会与参与项目?
15.谁负责将商业需求进行详细的文档化?
16.谁决定中间的和最终的期限?比如说,一个IT项目,由市场部在被告知资源需求估算完成之前就决定最终期限的话,成功的机会将会非常小。
17.项目预算里面有多少应急预算?
18.当项目开展后,谁负责决定变更要求的执行与排除。
19.项目交付物是否需要测试?由谁测试?
20.谁最终批准项目交付物?
有很多问题可以问,以保证项目启动的时候就有更好的成功机会。但是得到一个正确的答案与提出一个好问题同样重要。大多数人需要通过适当的项目经理培训以帮助他们发掘大部分与他们的项目相关的问题。而新接触项目管理的人则可以得益于一些基础知识的培训,比如说APM IC或者PMP认证。

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作者:和美视界
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